Od 1 kwietnia 2026 KSeF obowiązuje wszystkich czynnych podatników VAT, także sklepy internetowe i sprzedawców z Allegro. Faktury B2B muszą iść przez system, faktury dla konsumentów (B2C) są dobrowolne. Do 31 grudnia 2026 trwa okres przejściowy bez kar za błędy techniczne. Od 1 stycznia 2027 taryfa ulgowa się kończy. Jeśli używasz BaseLinkera, integracja z KSeF jest bezpłatna w ramach abonamentu, ale trzeba ją poprawnie skonfigurować. Poniżej konkrety: terminy, konfiguracja krok po kroku i lista rzeczy, które najczęściej się sypią.
Jedna uwaga porządkowa: BaseLinker działa dziś pod nazwą Base (base.com). To ten sam system, zmieniła się tylko marka. W artykule używamy obu nazw wymiennie, bo większość sprzedawców wciąż mówi „BaseLinker”.
Terminy KSeF: kogo i od kiedy obowiązuje
| Data | Co się dzieje |
|---|---|
| 1 lutego 2026 | Obowiązek KSeF dla firm, których sprzedaż brutto w 2024 przekroczyła 200 mln zł |
| 1 kwietnia 2026 | Obowiązek dla wszystkich pozostałych czynnych podatników VAT (w tym większość e-commerce) |
| do 31 grudnia 2026 | Okres przejściowy: brak kar finansowych za błędy techniczne, najmniejsze firmy (sprzedaż do 10 tys. zł miesięcznie) mogą jeszcze wystawiać faktury poza systemem |
| 1 stycznia 2027 | Koniec taryfy ulgowej. Błędy w KSeF mogą kosztować |
W praktyce: jeżeli prowadzisz sklep internetowy albo sprzedajesz na Allegro i jesteś na VAT, to obowiązek już Cię objął. Teraz jest ostatni moment, żeby poukładać proces na spokojnie, zanim od stycznia zacznie się liczyć każdy błąd.
B2B obowiązkowo, B2C dobrowolnie. W e-commerce to kluczowa różnica
KSeF obejmuje obowiązkowo faktury między firmami (B2B). Faktura dla klienta indywidualnego (B2C) może trafić do KSeF, ale nie musi.
Dla sklepu internetowego to ważne rozróżnienie, bo większość zamówień to osoby prywatne. Czyli:
- klient firmowy podał NIP i chce fakturę: dokument musi przejść przez KSeF,
- klient indywidualny bez NIP: fakturę wystawiasz po staremu albo dobrowolnie przez KSeF.
Tu pojawia się pierwsza pułapka konfiguracyjna. Systemy takie jak Base (BaseLinker) mają osobną opcję przekazywania faktur bez NIP nabywcy. Jeśli włączysz ją nieświadomie, wszystkie faktury konsumenckie polecą do KSeF. To nie błąd prawny, ale zmienia proces i warto zdecydować o tym świadomie, najlepiej razem z księgową.
Po co w ogóle wysyłać faktury B2C do KSeF, skoro nie trzeba?
Sensowne powody są trzy:
- Jeden proces zamiast dwóch. Wszystkie faktury lecą tą samą ścieżką, system nie musi rozdzielać dokumentów na „z NIP-em do KSeF” i „bez NIP-u po staremu”. Mniej rozgałęzień w procesie to mniej miejsc na błąd.
- Archiwum po stronie państwa. Faktury w KSeF są przechowywane w systemie przez 10 lat. Duplikat dla klienta czy dokument do kontroli masz zawsze pod ręką, niezależnie od tego, co się stanie z Twoim narzędziem do fakturowania.
- Porządek przy kontroli. Urząd widzi komplet dokumentów w jednym miejscu, bez wysyłania paczek PDF-ów.
Haczyk: wysłanie faktury konsumenckiej do KSeF nie zwalnia z doręczenia jej klientowi. Konsument nie zagląda do KSeF, więc i tak wysyłasz mu wizualizację (PDF z kodem QR) mailem, tak jak dotychczas. Dlatego dla wielu sklepów uczciwa odpowiedź brzmi: na start B2C zostaw poza systemem, włącz kiedy proces B2B działa stabilnie.
Konfiguracja KSeF w Base (BaseLinkerze) krok po kroku
Integracja jest bezpłatna w ramach abonamentu. Co robi: automatycznie przesyła faktury sprzedażowe do KSeF, pobiera oficjalne numery KSeF, kody QR i statusy dokumentów.
- Wygeneruj token KSeF na ksef.podatki.gov.pl. Uwaga: token generujesz osobno dla każdego środowiska (testowe, przedprodukcyjne, produkcyjne).
- W panelu Base wejdź w Integracje, wyszukaj KSeF i dodaj integrację do konta.
- Uzupełnij dane: NIP firmy, środowisko, token. Zacznij od środowiska testowego, sprawdź czy faktury przechodzą, dopiero potem przełącz na produkcję.
- Zdecyduj o fakturach B2C: opcja przekazywania faktur bez NIP nabywcy. Domyślnie przemyśl to z księgowością.
- Wybierz tryb wysyłki: automatyczny (faktura leci do KSeF od razu po utworzeniu), ręczny (klikasz ikonę integracji przy konkretnej fakturze) albo zbiorczy eksport (do 12 miesięcy wstecz).
- Tryb offline (opcjonalnie): jeżeli chcesz wystawiać faktury także przy niedostępności KSeF (tzw. offline24), potrzebujesz certyfikatu KSeF: numeru seryjnego, klucza prywatnego i hasła. Certyfikat też generujesz na portalu podatki.gov.pl.
Po wysyłce dokument ma status „w przetwarzaniu”, system sprawdza odpowiedź KSeF co 60 minut. Po akceptacji faktura dostaje oficjalny numer KSeF.
Czego integracja Base nie zrobi
- Nie pobierze faktur kosztowych (to tylko wysyłka sprzedaży).
- Obsługuje wyłącznie dokumenty wystawione w BaseLinkerze. Jeśli faktury wystawia Twój program księgowy (Subiekt, Optima, wFirma), to KSeF konfigurujesz tam, a nie w integratorze. A jeśli dopiero łączysz Subiekta z BaseLinkerem, zobacz nasz przewodnik: integracja BaseLinker z Subiektem GT i nexo (opcje i koszty).
- Na dziś obsługuje faktury zwykłe i korygujące. Zaliczkowe, końcowe i VAT-marża są zapowiadane.
- Kilka NIP-ów na jednym koncie wymaga osobnych integracji dla każdego.
A co z Allegro?
Od 1 lutego 2026 Allegro wystawia swoje faktury (za prowizje i usługi) w KSeF. W zakładce Faktury dostajesz wizualizację PDF z kodem QR i linkiem do dokumentu w systemie.
Twoje faktury dla kupujących z Allegro to inna para kaloszy: obowiązują te same zasady co w sklepie. Kupujący z NIP-em: KSeF obowiązkowo. Konsument: dobrowolnie. Jeżeli zamówienia z Allegro spływają do BaseLinkera i tam wystawiasz faktury, całość obsłuży jedna, dobrze ustawiona integracja.
Przy okazji: jeżeli po ostatnich podwyżkach Base zastanawiasz się, czy w ogóle zostać w tym systemie, policzyliśmy to na liczbach w artykule Base (BaseLinker) podrożał: migrować na Apilo lub Sellasist, czy zostać?. Decyzję o migracji warto jednak podjąć przed konfiguracją KSeF, nie po niej, żeby nie robić tej roboty dwa razy.
Najczęstszy problem: nie KSeF, tylko styk systemów
Z naszego doświadczenia przy porządkowaniu procesów w sklepach najrzadziej zawodzi sam KSeF. Zawodzi styk trzech systemów, z których każdy ma swój pomysł na fakturę:
- Podwójne wystawianie. Faktura powstaje w BaseLinkerze i druga w programie księgowym. Do KSeF trafiają obie albo żadna. Zasada: jedno źródło prawdy. Faktury wystawia jeden system i tylko on gada z KSeF.
- Numeracja. Dwie serie numeracji z różnych systemów potrafią się pokryć albo rozjechać. Przed startem ustal, które serie w ogóle idą do KSeF (BaseLinker pozwala wyłączyć konkretne serie z wysyłki).
- Korekty. Sprawdź, gdzie powstają korekty i czy ten sam system wysyła je do KSeF. Korekta wystawiona „obok” procesu to prosta droga do bałaganu.
- Statusy bez kontroli. Wysłanie faktury to nie koniec. Dokument może zostać odrzucony. Ktoś (albo coś) musi pilnować statusów, inaczej dowiesz się o problemie od urzędu, nie od systemu.
Checklist na koniec
- Sprawdź, który system wystawia u Ciebie faktury (integrator czy księgowość) i skonfiguruj KSeF właśnie tam.
- Przetestuj na środowisku testowym zanim włączysz produkcję.
- Podejmij świadomą decyzję o fakturach B2C (z księgową).
- Ustal serie numeracji i wyłącz z wysyłki te, które nie powinny iść do KSeF.
- Ustaw kontrolę statusów, żeby odrzucone faktury nie ginęły.
- Zrób to przed styczniem 2027, kiedy kończy się okres bez kar.
Jeżeli w Twoim sklepie faktury krążą między BaseLinkerem, księgowością i Allegro i nie masz pewności, co właściwie trafia do KSeF, pomagamy to uporządkować: audytujemy przepływ dokumentów, konfigurujemy integracje i ustawiamy automatyczną kontrolę statusów. Napisz do nas, sprawdzimy Twój proces.
FAQ
Czy sklep internetowy musi wystawiać faktury w KSeF?
Tak, jeśli jest czynnym podatnikiem VAT. Od 1 kwietnia 2026 obowiązek objął wszystkich czynnych podatników VAT. Obowiązkowe są faktury B2B (dla firm). Faktury dla konsumentów pozostają dobrowolne.
Czy faktury dla klientów indywidualnych (B2C) muszą iść przez KSeF?
Nie. Faktura konsumencka może trafić do KSeF dobrowolnie, ale nie ma takiego obowiązku. W konfiguracji integratora warto świadomie zdecydować, czy faktury bez NIP mają być przekazywane.
Ile kosztuje integracja KSeF w BaseLinkerze?
Nic ponad abonament. Integracja KSeF w Base (BaseLinkerze) jest bezpłatna w ramach opłaty za system. Płacisz ewentualnie za pracę przy poprawnej konfiguracji, jeśli zlecasz ją na zewnątrz.
Co grozi za błędy w KSeF?
Do 31 grudnia 2026 trwa okres przejściowy i za błędy techniczne nie ma kar finansowych. Od 1 stycznia 2027 zaczynają obowiązywać sankcje, dlatego proces warto poukładać wcześniej.
Czy Allegro wystawia faktury w KSeF?
Tak. Od 1 lutego 2026 faktury od Allegro (prowizje, usługi) są wystawiane w KSeF. Sprzedawca dostaje w panelu wizualizację PDF z kodem QR i linkiem do dokumentu w systemie.
Co to jest tryb offline24 w KSeF?
To tryb pozwalający wystawić fakturę poza systemem (np. przy awarii lub braku dostępu) i przesłać ją do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. Taka faktura ma dwa kody QR: OFFLINE i CERTYFIKAT. Do jej wystawienia potrzebny jest certyfikat KSeF.
To nie jedyny termin, który w tym roku dotyczy sprzedawców Allegro. Od 2 sierpnia 2026 dochodzi obowiązek oznaczania zdjęć wygenerowanych przez sztuczną inteligencję: zdjęcia AI na Allegro, co trzeba oznaczyć i czego nie zmienisz później.
O autorze
Adam Imielski, EcomFlowLab. Porządkuję procesy w sklepach internetowych: integracje (BaseLinker, Allegro, księgowość), automatyzacja faktur i dokumentów, przepływy zamówień. Wcześniej kilka lat po drugiej stronie: własna sprzedaż na Allegro i praca w e-commerce. Umów darmowy audyt.
Źródła
- Ministerstwo Finansów, KSeF: ksef.podatki.gov.pl (terminy, tokeny, certyfikaty, tryb offline24, kody QR)
- ifirma.pl: KSeF w e-commerce, faktury B2B i B2C w sprzedaży online
- infor.pl: KSeF obowiązkowy czy dobrowolny? Terminy 2026
- BaseLinker, pomoc: Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF)
- sellify.pl: KSeF w e-commerce, marketplace i Allegro